Зачем нужна утилизация документов

Работа любой компании связана с документами. У любой документации есть свой срок годности, по истечению которого требуется утилизация бумаг. Данный процесс регламентирован законом, и важно выполнить все требования по уничтожению. Необходимо обратиться в специализированную организацию, которая проведет процесс ликвидации грамотно и без разглашения информации. Обычно этим занимаются пункты приема макулатуры, которые ненужную бумагу отправляют на переработку. Затем производственные предприятия используют ее в качестве сырья для производства.

Экспертиза документов

Перед уничтожением документации нужно провести экспертизу ее ценности. Лучше, когда в процедуре участвует несколько человек. Это позволит сберечь важные для организации документы, будет меньше ошибок. В комиссию могут входить представители руководства, юрист, бухгалтер, архивист, секретарь компании, специалист по работе с персоналом.

Нужные документы будут отобраны для дальнейшего хранения, а те, срок которых истек, отправятся на утилизацию. Комиссия проверяет описи дел, переданных на хранение.

Перед тем как документация будет уничтожена, нужно составить акт, прописав в нем все основания для уничтожения. Руководитель компании должен его подписать, иначе проверка зафиксирует нарушения и выпишет штрафы.

Причины уничтожения документов

Процесс утилизации документации всегда имеет основания. Они могут быть следующими:

• защита данных от конкурентов. Другие организации могут найти в документах много полезного для своего развития. Для этого ценные бумаги утилизируют;
• потеря ценности документов. Сначала они подвергаются экспертизе, которая определяет их важность в делопроизводстве, и по итогам принимается решение о том, оставлять бумаги или уничтожать;
• поврежденность. Если информацию в документах считать нельзя из-за их порчи, и она не подлежит восстановлению, то такая документация ценности не представляет и требует утилизации;
• повторы. Если обнаружены копии и дубликаты документов, то после того как находят оригиналы, первые уничтожают за ненадобностью;
• утилизация по обстоятельствам. Если документы были утеряны или ликвидированы из-за стихийных бедствий и катастроф, то составляется акт об их уничтожении или потере;
• истечение срока. Есть документы с ограниченным сроком хранения, по истечении которого они не представляют юридической ценности.

Документы, которые внесены в Перечень типовых управленческих документов, законодательных и нормативных актов, уничтожать запрещается законом. Они должны постоянно храниться на предприятии или же быть переданы в муниципальные или государственные архивы.

Процесс переработки документов

Уничтожение ценных бумаг возможно разными способами: химической и термической обработкой, закапыванием, с помощью шредера или промышленного пресса.

Если компания небольшая, то документы несложно уничтожить самостоятельно, просто разрезав их. Это делается с просроченной документацией, которая не является секретной. Крупные компании устанавливают шредеры, позволяющие превращать листы в тонкие ребристые полоски, на которых невозможно разобрать информацию.

Машины бывают разных типов:

• плоскорезы, которые превращают бумагу в полосы;
• крошители, превращающие листы в крошки, что актуально для секретных документов;
• промышленные шредеры помогают в измельчении бумаги высокой плотности.

Для большего спокойствия после применения шредера бумагу прессуют, чтобы избежать риска ее восстановления. Такое сырье можно переработать и использовать вторично. Измельченную бумагу можно спокойно сдать в макулатуру и получить за это деньги. Перерабатывающим предприятиям без разницы, в каком виде ее получать – цельном или измельченном, потому что переработка подразумевает предварительное измельчение.

Существуют специальные компании, которые уничтожают документы путем сжигания. Вся процедура выполняется по строгим требованиям специальных высокотемпературных печах. Бумага сначала помещается в опечатанные контейнеры, с заказчиком заключается договор, а по завершении работ ему передают акт о выполнении. Этот метод обеспечит полную конфиденциальность, и не произойдет утечки информации.

Почему переработку нужно проводить вовремя

Ненужная документация, которую нужно ликвидировать, занимает место в архиве и создает риск утечки информации. Поэтому, чем ее быстрее утилизируют, тем лучше для организации. В ней могут быть секретные данные, при разглашении которых компания может понести финансовые потери.

Своевременная утилизация поможет:

• правильно организовать учет дел;
• сэкономить место и время;
• пользоваться только нужными бумагами;
• защитить конфиденциальную информацию.

Во время активной работы компании постоянно появляются новые отчеты и другие документы. Ее сначала можно хранить на предприятии, но потом придется сдать в архив. Через определенное время, когда сроки истекут, и документы станут не актуальны, их придется отправить на переработку.

Какую документацию разрешается уничтожать и подробнее о некоторых способах ликвидации

Виды документации, которую можно утилизировать:

• бухгалтерские отчетности;
• документация, поступающая из отдела кадров;
• конфиденциальные и секретные материалы, хранящиеся в архивах, сроки которых неактуальны.

Есть множество способов уничтожения документов, но полезным является тот, при котором бумага используется повторно для производственных целей. По этой причине сжигание бумаги с целью избавиться от нее считается неэффективным и даже вредным для окружающей среды. Это отличное вторсырьем для заводов. Следует обратиться к следующим методам уничтожения документов, помимо шредирования, которое позволяет просто измельчить бумагу.

Варка

Процесс варки превращает документы в однородную суспензию, и их невозможно будет восстановить. Происходит это в специальной бумагоделательной машине. В нее отправляют бумагу через входной лоток, получая на выходе готовое сырье. Далее специальный гидроразбиватель ее измельчает, мельница – смалывает, а затем полученная масса смешивается с реагентами и водой.

Кипование

Это самый простой способ ликвидации документов. Здесь используется мощный пресс. Обычно его используют для уничтожения ненужных библиотечных фондов и архивных документов с истекшим сроком хранения.

Преимущества обращения во «Вторпроект»

Сегодня можно сдать макулатуру в Набережных Челнах в компании «Вторпроект». Эта организация имеет пункты приема во многих городах России, собирая вторичное сырье для дальнейшей переработки.

Утилизация ненужной документации позволяет получить из нее полезное сырье для производственных предприятий. Главное, соблюдать все предписанные законодательные нормы. С утилизирующей компанией нужно заключить договор. Вывоз архивов можно заказать в виде услуги, стоимость будет меняться в зависимости от местоположения складирования. Учитываются траты на транспортировку и прочие.

Для заказа нужно обратиться в компанию «Вторпроект» по телефону или оставив заявку на сайте. Оперативность и комфортные цены станут приятным бонусом для каждого клиента.